A lo largo de la vida, nos enfrentamos constantemente a una avalancha de tareas, compromisos y responsabilidades que nos abruman. Sin una estrategia clara para priorizar lo que realmente importa, el tiempo simplemente se desvanecerá en actividades irrelevantes que no nos acercan a nuestras metas.
Una de las estrategias más poderosas que ha transformado mi manera de trabajar y vivir es la matriz de “Urgente vs. Importante”, una herramienta clave para mejorar la productividad y alcanzar un alto rendimiento.
Este concepto fue popularizado por Dwight D. Eisenhower, el 34º presidente de los Estados Unidos, y con el tiempo, lo he refinado y adaptado para optimizarlo en el ámbito empresarial.
Con base a mis retos y desafíos para organizarme, evolucioné el modelo para poder aplicarlo en tiempo real, permitiéndome priorizar lo realmente esencial y descartar lo que no aporta valor.
Aquí, compartiré cómo funciona esta estrategia, por qué es tan efectiva y cómo puedes aplicarla para mejorar tu productividad y optimizar tu tiempo.
Comprendiendo la Estrategia de Urgente vs. Importante
La clave de esta estrategia radica en clasificar todas las tareas en dos dimensiones esenciales:
- Si es urgente: Es decir, si debe resolverse de inmediato porque, de no hacerlo, generará una consecuencia negativa inmediata.
- Si es importante: Si está directamente relacionada con una meta personal o profesional significativa.
Esta distinción es crucial, porque muchas veces confundimos la urgencia con la importancia y terminamos ocupados en actividades que no nos acercan a nuestros objetivos.
Para aplicar correctamente esta estrategia, lo primero que debes hacer es definir tus metas. Sin metas claras, no podrás diferenciar entre lo que es realmente importante y lo que solo parece serlo.
No es necesario un plan complejo; basta con escribir tus objetivos en una libreta, una pizarra o incluso en una servilleta, si eso es lo que te funciona. Una vez que tienes claridad sobre tus metas, puedes comenzar a clasificar tus tareas en una de cuatro categorías principales:
Las Cuatro Categorías de la Matriz de Urgente vs. Importante
1. Tareas Urgentes e Importantes (Máxima Prioridad)
Estas tareas requieren atención inmediata porque tienen una consecuencia negativa si no se atienden y están directamente relacionadas con una meta.
Ejemplo:
Supongamos que tienes la meta de aumentar en $2,000 de cashflow mensual de tu empresa y te llega una solicitud de propuesta que debes entregar en dos días.
✅ ¿Es urgente? Sí, porque si no la entregas a tiempo, perderás la oportunidad.
✅ ¿Es importante? Sí, porque está alineada con tu objetivo financiero.
🔹 Acción: Esta tarea debe ser tu prioridad. Se debe atender de inmediato.
2. Tareas Importantes, pero No Urgentes (Planificación Estratégica)
Son tareas que no requieren atención inmediata pero que son clave para lograr tu meta escrita. Estas actividades son fundamentales para evitar que, con el tiempo, se conviertan en urgencias.
Ejemplo:
Un cliente llama para obtener una propuesta dentro de seis meses.
❌ ¿Es urgente? No, porque no tiene un impacto de inmediato si no se atiende.
✅ ¿Es importante? Sí, porque está directamente relacionado con tu meta de aumentar el cashflow en $2,000.
🔹 Acción: Estas tareas deben agendarse en el calendario con fechas específicas para evitar que queden en el olvido. Se debe tomar en consideración cuánto tiempo lleva realizar la tarea, para que puedas identificar con claridad fecha de inicio y puedas entregar la propuesta a tiempo.
3. Tareas Urgentes, pero No Importantes (Delegación o Minimización)
Son tareas que requieren atención inmediata pero que no están directamente relacionadas con tus metas. Aunque pueden generar una consecuencia negativa si se ignoran, no contribuyen a tu meta (recuerda que tienen que estar escritas las metas)
Ejemplo:
Un cliente te llama porque un producto que compró hace tres meses dejó de funcionar y necesita soporte.
✅ ¿Es urgente? Sí, porque si no se atiende, el cliente puede molestarse y afectar la reputación de la empresa.
❌ ¿Es importante? No, porque no está directamente relacionado con tu meta de aumentar ingresos.
🔹 Acción: Esta tarea debe delegarse a alguien dentro de la empresa que se encargue del soporte al cliente. Si no puedes delegarla, dale un tiempo mínimo de atención.
💡 Nota: Muchas personas con bajo rendimiento se atascan en este tipo de tareas porque no saben delegarlas. Si constantemente te enfrentas a muchas tareas urgentes, pero no importantes, considera contratar ayuda o automatizar procesos.
4. Tareas Ni Urgentes Ni Importantes (Descartarlas de Inmediato)
Son aquellas actividades que ni generan una consecuencia negativa inmediata ni están alineadas con una meta. Estas tareas son distracciones y deben ser eliminadas sin dudarlo.
Ejemplo:
Te invitan a un seminario sobre “Sistemas telefónicos avanzados en empresas” en seis semanas.
❌ ¿Es urgente? No, porque no tiene impacto inmediato en tu vida.
❌ ¿Es importante? No, porque no está relacionado con tus objetivos.
🔹 Acción: Descártala en el momento. No pierdas tiempo considerando actividades irrelevantes.
💡 Clave: Aprender a decir “NO” a lo que no aporta valor es un factor determinante en el alto rendimiento.
El Impacto de esta Estrategia en tu Vida
Cuando comienzas a aplicar la estrategia de Urgente vs. Importante, tu vida cambia radicalmente:
✅ Reduces el estrés, porque eliminas tareas innecesarias y te concentras en lo que realmente importa.
✅ Aumentas la productividad, ya que enfocas tu energía en tareas de alto impacto.
✅ Tienes más tiempo libre, porque dejas de perderlo en actividades irrelevantes.
✅ Alcanzas tus metas más rápido, al priorizar lo que realmente contribuye a tu crecimiento.
Si hay algo que debes llevarte ahora de esta estrategia es poder aplicarla en tiempo real. Específicamente, desarrollar la habilidad de determinar en tiempo real si algo es no urgente y no importante, para que puedas decir no al momento.
Cada vez que te enfrentes a una nueva tarea, pregúntate:
1️¿Es urgente?
2️¿Es importante?
Si la tarea no es ni urgente ni importante, descártala de inmediato. Si es importante pero no urgente, ponla en tu calendario. Si es urgente pero no importante, delégala. Y si es urgente e importante, hazla ya.
Empieza hoy mismo a aplicar esta estrategia y transforma tu vida.
Toma acción sin dilación.
